L’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione è entrato in vigore il 6 giugno 2014 ed è un processo ormai consolidato. Prima di quella data, i fornitori PA erano stimati essere all’incirca 2 milioni. A novembre 2015, i fornitori PA erano circa 580.000.
In linea con quanto dimostrano i dati, troppo spesso la fatturazione elettronica è vista come un problema. Infatti, probabilmente molti fornitori decidono di non emettere fatture verso la PA o di “perdere” i propri clienti pubblici perché non in grado di adeguarsi al nuovo processo digitale. In realtà, dal punto di vista amministrativo non cambia nulla. Quello che è stato introdotto dalla normativa è un nuovo formato della fattura PA e un nuovo canale attraverso cui viene emessa ed inviata.

Quali sono le fasi da seguire per fare fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione?
1.Immagina di trasformare la fattura che prima mandavi cartacea in un documento digitale (XML a norma firmato);
2.il documento digitale viene trasmesso, sempre digitalmente, con una busta virtuale (PEC) grazie ad un Postino Digitale (il Sistema di Interscambio);
3.il SdI provvede ad inviare la tua fattura PA a destinazione e ne verifica la correttezza formale stabilita dalla normativa e ti notifica l’avanzamento del processo;
4.il documento originale digitale, ossia la tua fattura, arriva direttamente nell’ufficio di competenza della Pubblica Amministrazione, grazie al codice IPA segnato in fattura;
5.l’ufficio PA valuta il documento ricevuto, accetta la tua fattura elettronica notificandotelo e la registra nei propri software contabili.

Il processo digitale quindi accelera la comunicazione tra fornitore e Pubblica Amministrazione e permette di avere tutto sotto controllo, abbattendo notevolmente i costi di gestione. Infatti, la fattura PA è un documento originale digitale che non deve essere stampato, ma conservato digitalmente per poterlo esibire ai fini fiscali. Quindi, aderire al processo digitale di fatturazione alla PA significa:
– meno carta da stampare;
– recupero dello spazio fisico, ora occupato dalle fatture cartacee;
– meno tempo impiegato per ricercare i documenti da esibire fiscalmente;
– meno risorse da destinare all’attività di archiviazione.

L’unico errore umano possibile è nella compilazione della fattura e ovviamente nella scelta del partner tecnologico con cui farlo!

* Osservatorio Politecnico di Milano; Novembre 2015.